Переговорная комната — одно из тех мест, где впечатление о компании формируется из мелочей. Удобные кресла, чистый стол, вода, хорошее освещение и чашка качественного кофе создают комфортную обстановку для общения с клиентами и партнерами.
Поэтому кофе в переговорной сегодня можно рассматривать как часть корпоративного сервиса. Особенно это актуально для компаний, которые регулярно проводят встречи с заказчиками, собеседования, презентации и переговоры.
При этом организация кофе для гостей необязательно означает создание полноценного кофе-бара. Во многих случаях достаточно правильно подобрать автоматическую кофемашину, зерно и несколько базовых напитков.
Зачем предлагать кофе клиентам на встрече
Предложение напитка — простой элемент гостеприимства.
Пока участники встречи располагаются в переговорной, кофе помогает заполнить первые минуты общения и создать менее формальную атмосферу.
Для компаний, которые работают с клиентами непосредственно в офисе, кофе для посетителей становится частью общего уровня обслуживания.
Особенно заметна разница, когда вместо растворимого кофе или капсулы гостю предлагают свежеприготовленный зерновой напиток.
Где лучше поставить кофемашину
Необязательно устанавливать оборудование непосредственно внутри переговорной.
Работа кофемолки и автоматические циклы кофемашины сопровождаются звуками, которые могут мешать во время разговора.
Поэтому хорошим решением может стать отдельная кофейная зона рядом с переговорной.
Сотрудник готовит напитки перед началом встречи или гость самостоятельно выбирает необходимый рецепт.
Если переговорных несколько, одна правильно расположенная кофейная зона может обслуживать сразу несколько помещений.
Какая кофемашина подойдет для переговорной
Здесь обычно не требуется оборудование с производительностью, характерной для ресторана или большой столовой.
Важнее другие характеристики:
простое управление, компактные размеры, аккуратный внешний вид, быстрый запуск напитка и возможность приготовить наиболее популярные рецепты.
Поэтому автоматическая кофемашина для переговорной часто оказывается практичным решением.
Пользователю не нужно самостоятельно молоть зерно, отмерять дозировку или работать с рожком.
Какие напитки нужны для деловых встреч
Большое меню здесь необязательно.
Основную потребность обычно закрывают несколько классических вариантов:
эспрессо, американо, капучино и латте.
Дополнительно рядом с кофейной зоной можно предусмотреть чай и горячую воду.
Если гости часто выбирают молочные напитки, имеет смысл рассматривать кофемашину с автоматическим приготовлением капучино.
Главное — чтобы напитки готовились стабильно и не требовали длительных действий со стороны сотрудников.
Какой кофе предложить клиентам
Кофе для переговорной должен быть достаточно универсальным.
У одного гостя любимый напиток — крепкий эспрессо, другой предпочитает большой американо, третий пьет только капучино.
Поэтому экстремально светлая или очень темная обжарка может оказаться слишком специфичной для широкой аудитории.
Для корпоративной кофейной зоны можно начать с зернового кофе средней обжарки с понятным сбалансированным вкусом.
Компания MskCofe занимается в том числе поставками зернового кофе и профессионального кофейного оборудования, поэтому зерно и настройки машины разумно рассматривать вместе, а не как два независимых элемента.
Почему настройка кофемашины не менее важна, чем зерно
Даже качественный кофе можно приготовить неудачно.
На результат влияют помол, количество зерна на порцию, объем воды и температура приготовления.
Если американо получается слишком водянистым, а эспрессо чрезмерно горьким, проблема не обязательно заключается в самом зерне.
Поэтому после установки кофемашины в офисе желательно настроить основные рецепты и попробовать их непосредственно в чашке.
Кофе для важных клиентов
В компаниях с большим количеством посетителей иногда имеет смысл разделить кофейные зоны.
Например, одна автоматическая машина используется сотрудниками в общей кухне, а другая устанавливается ближе к клиентским переговорным.
Так проще контролировать чистоту пространства и доступность оборудования.
Отдельная кофемашина для клиентов особенно актуальна для банков, юридических компаний, агентств недвижимости, автосалонов, медицинских организаций, консалтинговых компаний и офисов продаж.
Кофе на переговорах как часть впечатления о компании
Сам кофе вряд ли определит исход серьезной деловой встречи.
Но сервис складывается именно из небольших деталей.
Если человеку приходится ждать начала переговоров, возможность предложить ему напиток делает ожидание комфортнее.
Поэтому кофейный сервис для клиентов работает скорее как часть общей культуры гостеприимства компании.
Он не заменяет качество продукта или работу менеджера, но способен дополнить впечатление от визита.
Нужно ли ставить дорогую профессиональную машину
Не всегда.
Выбор оборудования должен зависеть от нагрузки.
Если в офисе проходит две-три встречи ежедневно и готовится 10–20 чашек, устанавливать мощную двухгруппную рожковую машину только ради переговорной обычно нерационально.
Совсем другая ситуация — крупный офис продаж или клиентский центр, где ежедневно проходят десятки встреч.
Поэтому кофемашина для офиса с клиентами должна подбираться по реальному количеству напитков.
Как рассчитать необходимую производительность
Предположим, компания проводит десять встреч в день.
На каждой присутствуют в среднем три человека, включая сотрудников.
Если кофе выбирают два человека:
10 × 2 = 20 чашек.
Добавим внутреннее потребление сотрудников, например еще 30 чашек.
Получаем около 50 чашек кофе в день.
При такой нагрузке требования к оборудованию будут значительно ниже, чем в офисе, где ежедневно готовится 150–200 напитков.
Поэтому перед выбором кофемашины полезно хотя бы приблизительно посчитать потребление.
Сколько кофе потребуется в месяц
Допустим, ежедневно готовится 50 чашек.
При средней закладке около 9 г зерна:
50 × 9 = 450 г в день.
За 22 рабочих дня:
450 × 22 = 9 900 г.
Получается примерно 10 кг кофе в месяц.
Расчет ориентировочный: реальный расход зависит от дозировки и рецептов кофемашины.
Но он позволяет заранее понять порядок ежемесячной закупки.
Почему капучино увеличивает требования к обслуживанию
Если кофемашина готовит напитки со свежим молоком, появляется дополнительная система, которую необходимо регулярно очищать.
Молочный тракт требует значительно большего внимания, чем приготовление только черного кофе.
Поэтому для кофемашины с капучинатором в офисе важно заранее определить, кто отвечает за ежедневную очистку и хранение молока.
Оставлять этот вопрос «на кого-нибудь из сотрудников» — не лучшая организация.
Посуда тоже влияет на впечатление
Для внутренней кухни вполне подходят обычные кружки сотрудников.
В переговорной требования могут быть другими.
Фарфоровая чашка с блюдцем создает одно впечатление, одноразовый стакан — другое.
Выбор зависит от формата компании.
При этом чашки должны соответствовать объему настроенных напитков. Если кофемашина готовит капучино объемом 180 мл, посуда должна позволять нормально подать именно такой рецепт.
На официальном сайте MskCofe среди условий некоторых вариантов аренды оборудования также указана посуда под американо, эспрессо и капучино.
Где хранить кофе в офисе
Зерно лучше не держать месяцами в открытой упаковке.
После вскрытия необходимо ограничивать контакт кофе с воздухом, влагой, посторонними запахами и прямым солнечным светом.
Поэтому запас кофе в зернах для офиса лучше организовать так, чтобы упаковки открывались последовательно.
Засыпать в бункер огромный запас зерна «на неделю вперед» тоже не всегда рационально.
Кто должен следить за кофейной зоной
Автоматическая кофемашина упрощает приготовление, но не делает обслуживание полностью автономным.
Необходимо пополнять зерно и воду, очищать контейнер отходов, промывать машину и следить за молочной системой.
Поэтому желательно назначить ответственного сотрудника либо учитывать обслуживание при выборе формата сотрудничества.
Это особенно важно для клиентской кофейной зоны, которая должна оставаться аккуратной в течение всего рабочего дня.
Покупка или аренда кофемашины для переговорной
Если компания только начинает организовывать кофейный сервис, заранее определить потребление бывает сложно.
В такой ситуации одним из вариантов становится аренда кофемашин.
Она позволяет оценить фактическое количество чашек и понять, действительно ли выбранная модель соответствует офису.
Особенно это актуально, если компания выбирает кофемашину в аренду одновременно для сотрудников и посетителей.
MskCofe предлагает профессиональные автоматические и рожковые кофемашины, а для ряда вариантов на сайте указаны сервисное обслуживание, доставка, установка и настройка оборудования.
Аренда кофемашин в Москве для клиентского офиса
При выборе аренды кофемашин в Москве полезно сразу сообщить поставщику четыре параметра: количество сотрудников, среднее число посетителей, предполагаемое количество чашек в день и желаемые напитки.
Так оборудование можно подбирать не просто по цене или внешнему виду, а под фактическую нагрузку.
Для небольшого офиса может быть достаточно компактного автомата, тогда как крупному клиентскому центру потребуется более производительное решение.
Кофе для переговорной — небольшая деталь корпоративного сервиса
Главная задача кофейной зоны заключается не в том, чтобы удивить клиента сложным меню.
Гораздо важнее стабильность.
Кофемашина должна быть исправна, зона — чистой, зерно — свежим, а приготовление напитка не должно отнимать у менеджера несколько минут непосредственно перед встречей.
Правильно организованный кофе для клиентов в офисе становится естественной частью сервиса: человеку предлагают напиток, он выбирает привычный вариант, и переговоры начинаются в более комфортной обстановке.